Gut organisiert in Outlook TEAMS OneDrive

Gut organisiert in Outlook

Postfach

• Wie viele Mails befinden sich in deinem Postfach?
• Wie viele Mails hast du schon mehrmals angeklickt, gelesen?
• Hast du die Benachrichtigung auf stumm geschaltet?

Zeitfenster

Lege eine bestimmte Zeit fest, um dich um dein Postfach zu kümmern. Oft brauchst du dafür mehr Zeit als vorgesehen. Für die einen ist der Start in den Arbeitstag ideal und sie reservieren sich eine halbe Stunde für das Postfach und die Planung des Tages, für die anderen nach dem Unterricht.

Nimm dir Zeit dafür. Fünf Minuten, bevor du auf den ÖV musst, stressen nur. Dann lieber am nächsten Tag erledigen.

Gewöhne dir an, nur zu den festgelegten Zeiten einen Blick ins Postfach zu werfen. Das bringt weniger Unruhe in den Arbeitstag.

Verarbeiten statt sichten – Ziel: Leere Inbox

Passiert es dir oft, dass du ein Mail öffnest, es überfliegst und ohne Aktion zum nächsten gehst? Da kann es schon mal passieren, dass du ein Mail mehrere Male überflogen hast, bis du es beantwortest – oder löschst.

• Verschaffe dir einen ersten Überblick. Gehe die Mails nach Betreff durch.
• Mails, die du nicht brauchst, sofort löschen. Nicht zu lange überlegen. Sie bleiben immer noch eine Weile im Papierkorb.

Ein Mail nach dem anderen lesen und entscheiden:

• Kann ich mit wenig Aufwand – zwei, drei Minuten- eine Antwort geben? Wenn JA, sofort erledigen, wenn NEIN in den Ordner WARTEND oder PENDENZEN.
• Mail mit interessantem Inhalt, nicht dringend, in den Ordner IRGENDWANN oder LANDEPLATZ verschieben.

Das Ziel ist, möglkichst eine leere Inbox zu haben. Als Alternative kannst du dir vornehmen, nur die wirklich wichtigsten Mails in der Inbox zu lassen, die du noch beantworten musst.

• WARTEN AUF: Hier kommen Mails, auf die ich eine Rückantwort erwarte / oder einen Entscheid, oder Mails, die noch nicht so dringend sind.
• IRGENDWANN: Hier lege ich Mails ab mit Ideen oder Inhalten, die mich interessieren, aber mit denen ich mich aktuell nicht beschäftigen möchte.
• PAPIERKORB (gelöschte Elemente): Alles andere.

Mail-Ordner

Ich erstelle für laufende Projekte jeweils einen Themenordner, in welche ich die entsprechenden Mails nach dem Lesen verschiebe. So finde ich zu einem Projekt alle nötigen Informationen. Ist das Projekt abgeschlossen, entferne ich den Ordner.

Möchtest du, dass ein aktuell Ordner weit oben angezeigt wird, so kannst du diesen mit zwei Ziffern oder mit einem @ versehen.

Regel erstellen

Du kannst Regeln erstellen, damit zum Beispiel alle Mails deiner Schulleitung im Ordner SCHULLEITUNG landen: Anleitung (Microsoft.com)

Gut organisiert in TEAMS

Autostart verhindern

Standardmässig startet TEAMS immer bei einem Computerstart mit. Falls du TEAMS nicht täglich brauchst, ist das lästig.

1. Klicke auf die drei Punkte und wähle
2. Einstellungen

1. Im Tab ALLGEMEIN
2. entfernst du das Häckchen bei ANWENDUNG AUTOMATISCH STARTEN.

Auf dem gleichen Weg Autostart wieder aktivieren.

TEAMS Ansicht

Mit jedem zusätzlichen TEAMS wird es unübersichtlich. Ich zeige dir Möglichkeiten, wie du in TEAMS den Überblick besser behältst.

TEAMS kannst du als LISTE oder RASTER einstellen.

Die Printscreens sind mit der TEAMS-Ansicht LISTE erstellt.

TEAMS ausblenden

Hast du zu viele TEAMS in der Übersicht, kannst du einzelne, die du aktuell nicht brauchst, ausblenden. Das TEAM ist nicht gelöscht, sondern unter ausgeblendete TEAMS abgelegt.

1. Klicke neben dem entsprechenden TEAM auf die drei Punkte
2. Wähle AUSBLENDEN

Möchtest du ein TEAMS wieder im oberen Bereich haben?

1. Gehe unten auf ausgeblendete Teams
2. Klicke beim gewünschten Team auf die drei Punkte
3. Wähle ANZEIGEN

Kanäle anheften

Sehr praktisch ist das Anheften von Kanälen. Jedes Teams besteht aus mindestens einem Kanal. Hast du für den Unterricht Projekte oder Fächer in Kanälen, kannst du die aktuell wichtigen ganz oben anheften:

1. Wähle den entsprechenden Kanal
2. Klicke auf die drei Punkte
3. Wähle ANHEFTEN

Der gewünschte Kanal ist nun übersichtlich im oberen Bereich.

Benachrichtigungseinstellungen

Du kannst für jeden Kanal festlegen, ob und welche Benachrichtigungen du bekommen willst.

Unter FEED ist die Aktivität (ganz oben links) gemeint, unter BANNER Benachrichtigungen auf dem Desktop.

Anleitung (Microsoft.com)

Benachrichtigungen in TEAMS ändern

Formatierungsmöglichkeiten im Chat

TEAMS Skills (Benachrichtigungen, Ankündigungen usw.)

Gut organisiert in OneDrive

OneDrive hat eine sehr gute Such-Funktion. Das könnte dazu verleiten, alle Dateien einfach in einem Hauptordner unterzubringen. Enthält die Datei ein gesuchtes Wort nicht, findest du die Nadel im Heuhaufen kaum.

Ich pflege deshalb immer noch thematische Ordner. Suche ich eine Datei und finde sie aus irgendwelchen Gründen nicht über die Suchfunktion, so kann ich im entsprechenden Ordner nachschauen. Zu viele Ordner machen OneDrive aber wieder sehr unübersichtlich. Und mehr als drei Ebenen auch.

 

Dateien ablegen

Erhältst du Dateien oder lädst dir welche vom Internet, so legst du sie gleich in den entsprechenden, thematisch passenden Ordner ab. Oder, wenn du gerade keine Zeit hast, zu entscheiden, wohin sie soll, legst du diese in einen Ordner LANDEPLATZ. Von Zeit zu Zeit gehst du die Dateien durch und verschiebst sie in einen passenden Ordner – oder löschst sie wieder.

Du kannst es auch genau gleich lösen wie im Outlook: Einen Ordner „Irgendwann“ und einen Ordner „Warten auf“.

Oft macht es Sinn, Dateien mit einem Datum im Dateinamen zu versehen.

Vierstellig das Jahr – zweistellig Monatszahl – zweistellig Tageszahl = 2022-12-06 für 6. Dezember 2022. Nimmst du keine zweistelligen Monats- und Tageszahlen, kannst du die Dateien nicht korrekt nach Datum sortieren.

Beispiel:

• 2022-05-12 Arztzeugnis Muster
• 2022-05-02 Lieferschein Werkmaterial
• 2022-06-30 Stundenplan Klasse 5b

Das kann die Übersicht verbessern und hilft beim regelmässigen „Ausmisten“ sehr.

Verknüpfungen auf dem Desktop

Du wirst immer wieder Ordner und Dateien für eine gewisse Zeit oft benötigen. Erstelle eine Verknüpfung auf deinem Desktop.

1. Rechtsklick auf Datei
2. Senden an
3. Desktop

Nun findest du auf dem Desktop die Verknüpfung. Du bist blitzschnell am richtigen Ort. Eine Verknüpfung kannst du wieder löschen. Die Datei bleibt in OneDrive erhalten.

Ordner ganz oben halten

Sehr praktisch ist auch, den Ordner, den du häufig benötigst, mit einer Nummer zu versehen: 01_Klassenlager. Ist es nicht mehr aktuell, benennst du ihn wieder auf Klassenlager um.

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Desktop pflegen

Wenn du alles auf dem Desktop ablegst, wird es unübersichtlich und du verbringst viel Zeit mit Suchen. Es ist möglich, auf dem Desktop Ordner zu erstellen. So kannst du unwichtigere Verlinkungen oder Dateien in den Ordner LANDEPLATZ verschieben. Räume deinen Desktop regelmässig auf.

Ein ruhiger Desktop-Hintergrund hilft dir, die Übersicht zu bewahren.

Office 365 Online

Wenn du über einen Browser in dein OneDrive gehst, findest du die Dateien aus allen deinen TEAMS in der Übersicht und kannst schnell von den Dateien eines TEAMS wechseln:

Wählst du zum Beispiel WORD aus, findest du die zuletzt angesehenen oder bearbeiteten Dokumente in der Übersicht.

Sehr praktisch ist das Anpinnen von Dateien als FAVORITEN.

Ähnlich funktioniert das mit der Taskleiste auf deinem Desktop:

Fazit

Es ist nichts in Stein gemeisselt. Jeder Mensch arbeitet anders. Passe dein System an deine Bedürfnisse an.

Nimm dir für den Start genügend Zeit, um Ordnung zu schaffen. Unter Arbeitsdruck wird das kaum gelingen.

Viel Spass!

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